Kunden, die entweder nicht zahlen können oder einfach nicht zahlen wollen, sind in mehrfacher Hinsicht eine Belastung für den Gläubiger: Interne Bemühungen, die Schulden einzutreiben, rauben Zeit und Geld und am Ende können die ausstehenden Forderungen eine ernsthafte Bedrohung der eigenen Liquidität darstellen. Inkassounternehmen betreiben professionelles Forderungsmanagement und unterstützen Sie beim effektiven Einzug Ihrer Außenstände. Aroundoffice gibt Ihnen einen Überblick über alle Schritte des Inkassoverfahrens.
Inkasso ist per Definition die gewerbliche Eintreibung fälliger Forderungen. Die Voraussetzung ist demnach, dass eine offene Forderung gegen den Schuldner besteht: Ein Unternehmen, ob nun Online-Handel oder Handwerksbetrieb, hat eine Leistung erbracht, für welche die Zahlung noch aussteht. Die rechtmäßige Forderung geht aus einem Vertrag oder einer Rechnung hervor.
Zahlt der Kunde nicht, ist die erste Reaktion des Gläubigers eine Zahlungserinnerung. Dadurch erhält der Kunde einen Hinweis zur Fälligkeit der Zahlung und die erneute Möglichkeit, diese zu begleichen. Eine oder mehrfache Erinnerungen oder Mahnungen sind reine Kulanz dem Kunden gegenüber. Ist im Vertrag ein Zahlungszeitpunkt klar definiert, gerät der Kunde schon mit Ablauf dieser Frist in Verzug. Gesetzlich ist man demnach nicht zu einer wiederholten Erinnerung verpflichtet, bevor weitere Schritte eingeleitet werden.
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Auch interne Bemühungen, die Schulden einzutreiben, kosten Zeit, Arbeitskraft und damit Geld. Diese Kosten können aber im Nachhinein nicht erstattet werden. Der Schuldner kann lediglich für Inkassokosten, die als Verzugsschaden geltend gemacht werden, belangt werden.
Erfolgt auch nach mehrfacher Erinnerung keine Zahlung, ist der Gläubiger gut damit beraten, einen Dienstleister für den Forderungseinzug zu beauftragen und damit ein Inkassoverfahren einzuleiten. Das Inkassobüro sollte jedoch erst beauftragt werden, wenn der Kunde offiziell in Zahlungsverzug gerät. Ab diesem Zeitpunkt gelten alle anfallenden Inkassogebühren und weitere Kosten als Verzugsschaden und müssen vom Schuldner beglichen werden.
Lesen Sie hier, wann und unter welchen Umständen man ein Inkassounternehmen beauftragen sollte.
Ein Inkassoverfahren kann in vier Phasen gegliedert werden. Unter Umständen findet das Verfahren jedoch schon nach der ersten oder zweiten Phase ein Ende: nämlich dann, wenn der Kunde zahlt. In der Regel wird nach Versuchen, die Angelegenheit außergerichtlich zu regeln, ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet. Darauf folgt optional die nachgerichtliche Bearbeitung und eventuell ein anschließendes Überwachungsverfahren.
Das Inkassounternehmen versucht zunächst, die Forderungen durch ein außergerichtliches Mahnverfahren durchzusetzen. Für diese Phase gibt es unterschiedliche Maßnahmen, die den Schuldner schnell und effektiv zur Zahlung bewegen sollen. Der außergerichtliche Forderungseinzug versucht mit psychologischer Taktik, jedoch ohne Drohung oder Einschüchterung, die Ziele des Kunden durchzusetzen. Zu diesen Maßnahmen gehören:
Tipp der Redaktion
Ein seriöses Inkassounternehmen führt als ersten Schritt immer eine Schlüssigkeitsprüfung durch. Dabei prüft der Dienstleister die Forderung auf Berechtigung, um sich und seinen Auftraggeber für ein etwaiges Gerichtsverfahren abzusichern. Stellt sich am Ende heraus, dass die Forderung nicht legitim war, muss der Gläubiger die entstandenen Kosten selbst tragen.
Im Idealfall begleicht der Schuldner infolge einer oder mehrerer dieser Maßnahmen den ausstehenden Betrag. Er trägt zusätzlich die entstandenen Mahn- und Inkassogebühren, da er durch Nichtzahlen in Verzug geraten ist und damit den Verzugsschaden ausgleichen muss. Es kann auch eine alternative Zahlungsmethode, wie zum Beispiel eine Zahlung auf Raten, ausgehandelt werden.
Alle Informationen zum außergerichtlichen Mahnverfahren finden Sie hier.
Zeigen die außergerichtlichen Maßnahmen keinen Erfolg, wird das gerichtliche Mahnverfahren eingeleitet. Dies geschieht durch Beantragung des gerichtlichen Mahnbescheids beim zuständigen Mahngericht. Der gerichtliche Mahnbescheid ist die Voraussetzung für den späteren Erlass eines Vollstreckungsbescheids und der Pfändung. Legt der Schuldner keinen Widerspruch ein, kommt es zur Zwangsvollstreckung. Widerspricht er dem Bescheid, wird das Mahnverfahren unter Umständen zu einem Klageverfahren.
Das nachgerichtliche Inkassoverfahren setzt ein, wenn schon ein Vollstreckungstitel vorliegt und damit die Möglichkeit zur Zwangsvollstreckung besteht. Das Inkassounternehmen versucht ein letztes Mal, sich persönlich an den Schuldner zu wenden, um ihn zur Zahlung zu bewegen. Bleiben diese Bemühungen erfolglos, ist der Weg frei zur Zwangsvollstreckung.
Beim Überwachungsinkasso werden erfolglos vollstreckte, also bereits titulierte Forderungen, vom Inkassounternehmen in ein langfristiges Überwachungssystem aufgenommen. Die finanzielle Lage des Schuldners könnte sich nach einiger Zeit verbessern, dies kann unter Umständen aber viele Jahre dauern. Manche Dienstleister übernehmen diese Überwachung sogar für mehrere Jahrzehnte und stellen so sicher, dass Sie Ihre Forderung geltend machen können, sobald der Schuldner liquide ist.
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