Besonders kleine und mittelständische Unternehmen sollten bei andauernden Zahlungsausfällen oder Säumnissen das Gespräch mit dem säumigen Kunden suchen. So können Sie den Grund für das Versäumnis in Erfahrung bringen.
In manchen Fällen hat der Kunde die Rechnung tatsächlich nicht erhalten oder einfach nur vergessen. Andernfalls lässt sich an dieser Stelle bereits eine Lösung finden oder eine alternative Zahlungsmethode vereinbaren.
Tipp der Redaktion
Nehmen Sie telefonischen Kontakt mit dem säumigen Kunden auf. E-Mails landen häufig im Spam-Ordner oder werden übersehen. Je direkter der Kontakt ist, desto besser lassen sich Fragen rund um die offene Forderung klären.
Für den Fall, dass kein persönlicher Kontakt mit dem Schuldner hergestellt werden kann, empfiehlt es sich, diesen schriftlich an die ausstehende Zahlung zu erinnern. Das Erinnerungsschreiben sollte freundlich aber bestimmt formuliert sein. Obwohl der Begriff Zahlungserinnerung keine Mahnung vermuten lässt, ist das Schreiben rechtlich gesehen doch bereits mit einer Mahnung gleichzusetzen. Erfolgt auch auf die Zahlungserinnerung keine Reaktion, muss spätestens jetzt eine schriftliche Mahnung versendet werden. Mit dem Versand gerät der Kunde offiziell in Zahlungsverzug und der Gläubiger kann neben dem einzutreibenden Schulden auch Verzugszinsen einfordern.
Info
Laut § 286 BGB ist der Kunde grundsätzlich spätestens 30 Tage nach Zugang und Fälligkeit einer Rechnung im Verzug. Dazu muss der Dienstleister beziehungsweise der Aussteller der Rechnung den Verbraucher aber im Rechnungsschreiben selbst direkt darauf hinweisen.
Das Mahnverfahren erfolgt in mehreren Etappen mit dem Versand dreier Mahnschreiben. Nummerieren Sie die Schreiben wenn möglich nicht durch. Bei einer Nummerierung tendieren viele Kunden dazu, die verbleibende Frist bis zur letzten und „ernstzunehmenden“ Forderung abzuwarten. Üblicherweise werden bei schriftlichen Zahlungserinnerungen und Mahnungen folgende Fristen eingehalten:
Zahlungserinnerung:
10 bis 14 Tagen nach Fälligkeit der Rechnung
1. Mahnung:
5 bis 10 Tage nach Versand der Zahlungserinnerung
2. Mahnung:
5 bis 10 Tage nach Versand der ersten Mahnung
3. Mahnung:
5 bis 8 Tage nach der zweiten Mahnung (Versand am besten per Einschreiben und unter Androhung gerichtlicher Schritte (Mahnbescheid oder Einschaltung eines Inkassounternehmens)
