Telefonanlagen-Planung | Aroundoffice

In drei Schritten zur passenden Telefonanlage

Schritt 1: Bestimmung des Bedarfs

Die Anforderungen, die ein Unternehmen an seine Telefonanlage stellt, setzen sich aus zwei Komponenten zusammen:

Anzahl der Nebenstellenanlagen

Funktionsbedarf

Nebenstellenanlagen:

Während sich die aktuelle Anzahl der benötigten Nebenstellenanlagen leicht bestimmen lässt, ist es schwierig, den Bedarf in der Zukunft vorherzusagen. Je größer die Wahrscheinlichkeit einer baldigen Erweiterung ist, desto wichtiger ist die Modularität der Anlage.

Tipp

Software-basierte Lösungen sind schneller und kostengünstiger zu erweitern als klassische ISDN-Telefonanlagen, bei denen die Hardware ergänzt oder ersetzt werden muss.

Funktionsbedarf:

Die Liste der Funktionen, die klassische Telefonanlagen bieten, ist lang. Die wichtigsten sind:

Makeln - hin- und her geschaltet zwischen verschiedenen Gesprächen
Gespräche aufzeichnen
Hold - Möglichkeit, Telefonate in der Nebenstelle zu parken
Nachtschaltung - Umleiten von Gesprächen z.B. bei Nachtdiensten
Aufschalten - Teilnehmer zu einem Gespräch hinzufügen
Konferenz - mehrere Teilnehmer nehmen an einem Telefongespräch teil
Heranholen / Pickup – Gespräch von einem anderen Apparat heranholen
Automatische Rufverteilung – Nebenstellen werden zu einer Rufgruppe zusammen gefasst, die unter einer einzigen Nummer erreichbar ist (Callcenter)

Tipp

Moderne VoIP-Anlagen bieten Funktionen, die weit über die Möglichkeiten von traditionellen ISDN-Anlagen hinausgehen. Lassen Sie sich über Einbindungsoptionen in Ihr Büromanagementsystem beraten. Sie interessieren sich für automatische Spracherkennungssysteme? Mehr dazu lesen Sie hier.

Schritt 2: Auswahl des Providers

Die Art der Telefonanlage, die Sie wählen, hat entscheidenden Einfluss auf den Provider, den Sie brauchen. Für ISDN-Anlagen suchen Sie nach einem Telefonanbieter, für VoIP-Anlagen brauchen Sie einen Internetprovider. Um den kostengünstigsten Provider zu finden, müssen Sie möglichst genau über Umfang und Struktur der Telefonnutzung Ihres Unternehmens Bescheid wissen. Fragen Sie sich:

Wie hoch ist der Anteil von Orts-, Fern- und Auslandsgesprächen?
In welche Länder wird hauptsächlich telefoniert?
Wie viele Handys werden benötigt?
Wie viele Homeoffices sollen in die Telefonanlage eingebunden werden?

Beispiel für die Einbindung eines Homeoffice per VPN-Verbindung:

Homeoffice VPN Verbindung Telefonanlagen — Homeoffice VPN Verbindung [Quelle: www.schunk.net | Aroundoffice]

Wenn Sie eine reine VoIP-Anlage planen, sind die Up- und Downloadgeschwindigkeiten Ihres Internetanschlusses entscheidende Kennwerte.

Tipp

Ermitteln Sie die typische Internetnutzung Ihres Unternehmens, damit es in Zeiten hoher Surf-Aktivität und hohen Telefonaufkommens nicht zu Engpässen kommt

Als Faustregel gilt: Ein VoIP-Telefonat benötigt eine Bandbreite von rund 100 kbit/s

Schritt 3: Installation und Service

Folgende Leistungen gehören zu einem kompletten Angebot für eine Telefonanlage

Leistungen einer Telefonanlage - komplett Paket

Detaillierte Planung der Anlage inklusive Providersuche
Montage der einzelnen Bestandteile
Einbindung von Soft- und Hardware in bestehende Anlagenteile
Konfiguration der Telefonanlage
Wartung

Tipps und Tricks für den Telefonanlagen-Kauf

Ob Neuanschaffung oder Erweiterung, bei der Einrichtung einer Telefonanlage muss mehr beachtet werden, als nur den besten Anbieter auszusuchen. Unsere Checkliste hilft Ihnen dabei, nichts Wichtiges zu vergessen:

Prüfen Sie, ob alte Rufnummer übernommen werden können
Stellen Sie sicher, dass alte Verträge fristgerecht gekündigt werden
Ziehen Sie auch gebrauchte Anlagen und Open-Source-Software in Erwägung, um Kosten zu sparen
Denken Sie daran, Ausfallzeiten der Telefonanlage durch Backup-Systeme und Notfallservice zu minimieren
Erkundigen Sie sich bei einem Providerwechsel über Warte- und Übergangsfristen

Alles Wichtige zum Online-Kauf einer Telefonanlage haben wir hier zusammengestellt.

Ein Wort zum Thema Datensicherheit: Eine unzureichend geschützte Telefonanlage ist ein Einfallstor für Betrüger und Datendiebe. Haben sie das System geknackt, können sie hohe Kosten verursachen und Betriebsgeheimnisse stehlen. Mit diesen Tricks schützen Sie Ihre Telefonanlage vor ungebetenen Gästen:

Hersteller benutzen für Zugänge etwa zur Fernwartung Standardpasswörter wie 00000. Stellen Sie sicher, dass sie bei der Installation geändert werden
Ihre Mitarbeiter sollten ihre Passwörter etwa für ihre Voiceboxen sicher gestalten und regelmäßig ändern
Der Wartungskanal der Telefonanlage sollte nur dann geöffnet sein, wenn es unbedingt notwendig ist
Wird die Telefonanlage in der Nacht oder am Wochenende nicht genutzt, bietet die automatische Sperrung ausländischer Anschlüsse zusätzlichen Schutz
Manche Anbieter von VoIP-Anlagen bieten ein Sicherheitsmanagement als Zusatzangebot. Erkundigen Sie sich
Home Offices und Filialen sollten ausschließlich über sichere VPN-Netze mit der Zentrale verbunden sein

Fazit

Die Planung einer Telefonanlage ist ein kompliziertes Unterfangen, zu dem man einen Fachmann zu Rate ziehen sollte. Aroundoffice hilft Ihnen, drei kostenlose und unverbindliche Angebote von Spezialisten in Ihrer Nähe einzuholen. Der allererste Schritt zur perfekt geplanten Telefonanlage!