Dreierkonferenzen sind in der Regel mit einem normalen Telefon zu bewerkstelligen. Möchten Sie jedoch mit mehr als drei Personen telefonieren, müssen Sie auf einen Anbieter für Konferenzschaltungen zurückgreifen. Hier gibt es zwei verschiedene Arten, sich einzuwählen: Dial-in und Dial-out. Der Unterschied zwischen beiden Verfahren liegt vorwiegend in der Kostenübernahme.
Eine sogenannte Konferenzspinne brauchen Sie, wenn Sie Gruppentelefonate abhalten wollen. Befinden sich mit Ihnen noch weitere Personen im Raum, die an dem Konferenzgespräch teilnehmen müssen, funktioniert die Konferenzspinne wie eine Freisprechanlage mit dem Zusatz, dass sie mehrere Telefone zusammenschalten kann.
Telefonkonferenzen erleichtern Absprachen mit Geschäftspartnern, Mitarbeitern oder Kollegen, die sich nicht mit Ihnen am gleichen Standort befinden. Weitere Vorteile auf einen Blick:
Suchen Sie nach einem Anbieter, der eine Einwahlnummer samt virtuellem Konferenzraum zur Verfügung stellt, klären Sie vorher folgende Fragen. Die Antworten werden Ihnen helfen, aus den Anbietern die für Sie passenden auszuwählen.
Teilnehmer-Plätze sind limitiert. Informieren Sie sich, wie viele Plätze der Anbieter zur Verfügung stellt.
Prüfen Sie, welche Anbieter Nummern für Auslandsgespräche ausgeben und vergleichen Sie die Verbindungskosten. Mehr Informationen dazu erhalten Sie weiter unten im Text.
Es gibt unterschiedliche Kosten-Modelle, die wir Ihnen weiter unten im Text vorstellen.
Lohnt sich eine Flatrate oder reicht Ihnen die minutengenaue Abrechnung?
Tipp der Redaktion
Wenn Sie eine Flatrate abonnieren, achten Sie auf kurze Vertragslaufzeiten, um flexibel zu bleiben, falls sich der Bedarf bei Ihnen ändert.
Möchten Sie z. B. Dokumente, Bilder oder Präsentationen übertragen, eignen sich webbasierte Konferenzen, bei denen der Austausch übers Internet erfolgt.
Mit der Teilnehmersteuerung können Sie mehrere oder alle Teilnehmer stumm schalten und bei Bedarf wieder freischalten.
Mit der Aufzeichnungsfunktion können Sie die Konferenzen archivieren.
Für eine Telefonkonferenz brauchen Sie nur ein Telefon und einen Anbieter für Konferenzschaltungen.
Die Kosten hängen von der Art der Einwahlnummer und der Anzahl der Teilnehmer ab. So unterscheidet man zwischen kostenlosen und kostenpflichtigen Servicenummern sowie Festnetznummern.
Wer die Kosten trägt, entscheidet die Art und Weise der Einwahl. Wählen sich die Teilnehmer eigenständig ein, wird das Telefonat bei jedem einzelnen minutengenau über die normale Telefonrechnung abgerechnet (Dial-in). Schalten Sie als Organisator alle Teilnehmer hinzu, tragen Sie in der Regel auch die Kosten (Dial-out).
Entscheiden Sie sich für das Dial-out-Verfahren, können Sie je nach Bedarf zwischen einer Konferenzflatrate oder einer minutengenauen Abrechnung wählen. Bei der Flatrate haben Sie monatliche Fixkosten und können beliebig viele Telefonkonferenzen abhalten. Achten Sie aber bei der Wahl der Flatrate unbedingt auf die angegebene Teilnehmerzahl, da diese nur auf eine bestimmte Zahl begrenzt ist. Bei der minutengenauen Abrechnung erhalten Sie meistens am Monatsende eine Gesamtrechnung. Hier multipliziert sich die Zahl der Teilnehmer mit der Dauer des jeweiligen Gesprächs.
Servicenummern
01803-Einwahlnummer:
ab 49 Cent/Minute (aus dem dt. Mobilfunknetz)
01805-Einwahlnummer:
ab 49 Cent/Minute (aus dem dt. Mobilfunknetz)
0800-Einwahlnummer:
kostenlos
Festnetzflatrate ins dt. Festnetz entstehen keine Kosten
Nicht alle Einwahlnummern sind auch aus dem Ausland zu erreichen. Vergewissern Sie sich daher, ob der gewählte Anbieter internationale Servicenummern unterstützt. Festnetznummern sind in der Regel kein Problem, aber teurer als Servicenummern.
Internationale Servicenummern funktionieren nicht anders als nationale. Sie wählen sich über die jeweilige allgemeine Landesnummer ein und geben die für jede Konferenz individuell vergebene PIN ein. Diese ist für jeden Teilnehmer der Konferenz identisch. Die jeweiligen Servicenummern sind von Anbieter zu Anbieter verschieden
Telefonkonferenzen müssen genauso sorgfältig vorbereitet werden wie normale Meetings. Wenn nicht sogar ein bisschen sorgfältiger. Da die Teilnehmer sich nicht sehen und sich nicht durch Mimik oder Gestik verständlich machen können, ist die Moderatorenrolle umso wichtiger. Worauf sollten Sie achten? Wir sagen es Ihnen.
Informieren Sie alle Teilnehmer rechtzeitig über den Termin. Geben Sie die Einwahlnummer und die PIN weiter bzw. klären Sie die Teilnehmer über die Einwahlmodalitäten auf. Schicken Sie auch die Agenda des Meetings mit sowie weitere wichtige Unterlagen.
Hat Ihre Firma Telefonkonferenzräume, finden Sie sich dort bereits kurz vor Beginn des Meetings ein und testen Sie die Anlage.
Ist der Moderator noch nicht festgelegt, bestimmen Sie ihn gleich zu Beginn der Konferenz. In der Regel ist der Organisator auch der Moderator. Gehen Sie sicher, dass alle Teilnehmer anwesend sind und keiner Probleme mit der Verbindung hat.
Geben Sie den Teilnehmern die Möglichkeit, sich und ihre Funktion kurz vorzustellen, damit jeder weiß, wer am Ende der einzelnen Leitungen sitzt.
Klären Sie zu Anfang die Regeln für das Gespräch: z. B. dass jeder seinen Namen nennt, vor seinem Wortbeitrag; dass es Redezeitbeschränkungen gibt; dass niemand in Pausen auflegt; dass niemand sein Telefon auf „hold on“ stellt, um das Gespräch nicht mit etwaiger Wartemusik zu stören etc.
Fragen Sie immer nach Wortmeldungen, sammeln Sie die Namen und erteilen dann jedem nacheinander das Wort: So vermeiden Sie sich überschneidende Wortbeiträge. Fassen Sie als Moderator wichtige Zwischenstände zusammen und geben Sie am Ende ein kurzes Fazit. Wiederholen Sie eventuelle Aufgaben und die Zuständigkeiten.
Verschicken Sie zeitnah nach der Konferenz ein Protokoll an alle Teilnehmer.
Sie sind in regelmäßigem Austausch mit Ihren Mitarbeitern oder Kunden? Termine, zu denen alle anwesend sind, sind schwer zu organisieren oder nur mit großem finanziellen und logistischen Aufwand? Telefonkonferenzen können Verhandlungen, Absprachen oder Ideenfindungen erheblich erleichtern und effizienter gestalten als z. B. der E-Mail-Verkehr.
Aroundoffice vermittelt Ihnen bis zu drei Anbieter für Telefonanlagen. Sie entscheiden, welches Angebot am besten zu Ihren Bedürfnissen und Ihrem Budget passt. Ist kein passendes Angebot dabei, entstehen für Sie keine Verbindlichkeiten: Unser Service ist kostenlos und unverbindlich.
