Eine wichtige Funktion übernimmt die Software für Arbeitszeiterfassung. Zeiterfassungssysteme sind vielfach sehr komplex und bieten zahlreiche Möglichkeiten für die Auswertung und Weiterverarbeitung der gesammelten Zeitdaten. So können etwa Schichtarbeiten, Sonn- und Feiertagsschichten sowie Nachteinsätze separat berechnet werden. Eine mobile Zeiterfassung ermöglicht die ortsunabhängige Berechnung der Arbeitszeit. Lohnlisten mit Zuschlägen sind integrierbar, sodass viele Programme in der Lage sind, auch Löhne zu berechnen. Die Verwaltung von Überstunden und Urlaubstagen ist ebenfalls möglich. Gute Software berechnet zusätzlich die aufgebrachte Projektzeit für einen bestimmten Auftrag.
Sinnvoll ist die Anschaffung einer Zeiterfassung überall dort, wo Unternehmen eine minutengenaue Arbeitszeitberechnung durchführen wollen. Das ist etwa bei Zeitarbeitern oder Hilfskräften der Fall. Jedoch auch in einem Unternehmen mit sehr vielen Mitarbeitern macht eine Arbeitszeiterfassung Sinn, denn eine Personalzeiterfassung garantiert eine flächendeckende Kontrolle von Arbeitsbeginn und Arbeitspausen der Beschäftigten.
Vor dem Kauf eines Systems für Arbeitszeiterfassung sollten Sie eine realistische Einschätzung der Wachstumsmöglichkeiten Ihres Unternehmens durchführen. Steigt die Mitarbeiterzahl in der nächsten Zeit deutlich an, könnte es sein, dass die Software und die Terminals zur Arbeitszeiterfassung nachgerüstet werden müssen. Hat Ihr Unternehmen bereits 90 Mitarbeiter, ist es nicht ratsam, eine Arbeitszeiterfassung für maximal 100 Mitarbeiter zu wählen.
Sehr einfache Lösungen für Arbeitszeiterfassung sind bereits ab etwa 300 Euro erhältlich. Hier dient oft der PC als Stechuhr. Technisch anspruchsvollere Modelle mit Terminals und Software sind jedoch teurer, hierfür sollten Sie mindestens 500 Euro einplanen. Weitere Faktoren, die sich auf den Preis niederschlagen, sind die Qualität der verwendeten Technik sowie die Anzahl der Mitarbeiter.
