Notwendigkeit von Stempeluhren
Auch in mittelständischen Unternehmen ist die Personalvergütung in der Regel ein wichtiger Kostenfaktor. Eine ungenaue Abrechnung von Mitarbeiterlöhnen kann zu hohen Mehrkosten in Ihrer Firma führen. Um eine korrekte Vergütung Ihrer Mitarbeiter nach den tatsächlich geleisteten Arbeitszeiten zu gewährleisten, ist eine genaue Personalzeiterfassung wichtig.
Stempeluhr-Arten und Installation
Stempeluhren werden meist in Paketen mit einer professionellen Zeiterfassungssoftware angeboten. Diese EDV-Unterstützung führt zu einer effizienteren Datenkalkulation und steigert somit die Transparenz in Ihrem Unternehmen. Ein für kleinere und mittelgroße Firmen mit bis zu 100 Mitarbeitern geeignetes Paket besteht neben der Stempeluhr in der Regel aus einer Wandhalterung, die am gewünschten Ort platziert wird. Die Übertragung der von der Stechuhr erfassten Daten erfolgt über das bereits vorhandene Netzwerk Ihrer Firma. Dabei wird das Gerät mit einem LAN-Kabel ins Netzwerk eingebunden. Anschließend wird die Software auf einem Netzwerk-PC eingerichtet, wodurch alle Daten vom Terminal, beziehungsweise der Stempeluhr, auf den PC übertragen werden können.
In der Regel werden Stempeluhren im Eingangsbereich Ihres Unternehmens aufgestellt und können nach ihrer Leistungsfähigkeit unter anderem in rechnende und nicht rechnende Geräte aufgeteilt werden. Rechnende Stempeluhren besitzen dabei meist ein breiteres Leistungsspektrum. So können durch sie nicht nur die „Kommt- und Geht-Zeiten“ Ihrer Mitarbeiter auf einer Karte protokolliert, sondern auch Überstunden, Pausenzeiten und Nachtzonen berücksichtigt und automatisch zusammengerechnet werden. Dies erlaubt einen besseren Überblick am Abrechnungsende, sowie eine genauere Kalkulation der Arbeitszeiten.
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Stempeluhr bei elektronischer Zeiterfassung
Im Bereich der elektronischen Zeiterfassung werden meist Hardwareterminals eingesetzt. Dabei kann es sich neben Stempeluhren um Modelle mit verschiedenen Funktionsweisen handeln, die im Ausgangs- beziehungsweise Eingangsbereich Ihres Betriebs angebracht werden. Durch ein Erfassungsmedium, das der Mitarbeiter bei sich trägt, erfasst das Hardwareterminal die Arbeitanfangs - und endzeiten. Die folgenden Erfassungsmedien sind möglich:
- Ausweissysteme und Ausweischips
- Plastikkarten im Scheckkarten-Format mit Strichcode, Magnetstreifen, RFID-Chips
- Schlüsselanhänger mit verschiedenen Chip-Arten
- Biometrische Erfassung per Fingerabdruck beziehungsweise Gesichtserkennung
- Erfassung durch Kennworteingabe
Preise für Stempeluhren
Die Preise von Stempeluhren variieren stark und sind abhängig von ihrer Leistungsfähigkeit, Ausstattung, dem Modell sowie dem gewählten Hersteller. Unter anderem folgende Faktoren sind bei der Preisgestaltung eines Geräts von Belang:
- Tägliche Stempelungskapazität
- Mögliche Leistungen (wie Projektzeiterfassung, Zutrittskontrolle, Betriebsdatenerfassung)
- Speicherkapazität (tägliche Höchstanzahl an Buchungen)
- Mögliche Erfassungsmedien (wie Biometrie, RFID-Chips)
- Anzahl der Schnittstellen
- Buchungsleistungen (wie Pause, Kommt/Geht, Arztgang)
- Tastatur- und Displayausstattung (farbig/schwarz-weiß, Tastenanzahl)
Eine für kleinere und mittelgroße Unternehmen geeignete Stempeluhr ist bereits ab ungefähr 450 Euro erhältlich. Diese besitzt meist eine Rechen- und Mitternachtsfunktion für bis zu 50 Mitarbeiter. Dabei kann jeder Mitarbeiter täglich beliebig viele Stempelungen vornehmen. Zudem können nach jeder Kommt- und Geht-Buchung die Anwesenheitszeit und das Gesamtergebnis ausgedruckt, sowie ein Tagesprogramm mit bis zu drei Pausen verwaltet werden.
Kosten für Komplettsysteme mit Stempeluhr
Bedenken Sie, dass Stempeluhren und andere Zeiterfassungsgeräte in der Regel nur in Kombination mit einem Komplettsystem benutzt werden können. Dabei liegt der Anfangspreis eines für ein mittelständisches Unternehmen geeigneten Komplettsystems meist bei ungefähr 1.500 Euro. Das Terminal ist für die gängigsten Aufgaben in der Personalzeiterfassung, Projektzeiterfassung und Zutrittskontrolle gerüstet. Neben dem Erfassungsterminal umfasst das Komplettpaket zudem 25 Transponder, ein Netzteil, sowie eine Zeiterfassungssoftware, die unter anderem mit folgenden Modulen ausgestattet ist:
- Fehltage-, Feiertage- und Urlaubsverwaltung
- Monatsauswertungen und Berechnungen
- Unbegrenzte Tages- und Wochenpläne
Darüber hinaus können die meisten Anbieter individuelle Pakete anbieten. Diese richten sich nach den Bedürfnissen Ihres Unternehmens und hängen in der Regel von der Mitarbeiterzahl ab. Während in kleineren Firmen mit bis zu 100 Mitarbeitern oft nur ein Erfassungsgerät eingesetzt werden muss, ist dies bei größeren Unternehmen meist nicht mehr möglich. So müssen in der Regel mehrere Eingänge und Standorte kontrolliert sowie verschiedene größere Bereiche wie Chefetage und Serverräume abgesichert werden. Hierzu sind komplexere, kostenintensivere Komplettpakete mit mehreren Erfassungsterminals nötig. Aus diesem Grund ist vor der Anschaffung eines Pakets ein ausführliches Beratungsgespräch mit einem Anbieter vorteilhaft.
