Lohnabrechnung Anbieterwahl: Auf Referenzen und Prüfungszertifikate achten
Sinnvoll ist vor der Entscheidung, neben dem intensiven Anbietervergleich, ein genaues Wissen über den Bedarf des eigenen Unternehmens. Dieser Bedarf kann ein breites Spektrum an Einzelaufgaben umfassen, daher ist es wichtig für die Anbieter detaillierte Kenntnisse der steuerlichen, sozialversicherungsrechtlichen und arbeitsrechtlichen Vorgaben zu besitzen. Nur so ist der Weg zu einer fehlerfreien Lohnabrechnung geebnet. Die Anbieterauswahl ist schwer und zeitintensiv, da theoretisch jeder in Deutschland den Titel Buchhalter tragen darf. Lassen Sie sich daher Referenzen aus Ihrer Branche, Softwarewartungsverträge und das ITSG- Prüfungszertifikat vorlegen.
Lohnabrechnung Kosten: Durchschnittlich 6,50 pro Mitarbeiter
Lohnbüros sind fast immer günstiger als der Gang zum Steuerberater, da dieser meistens selbst die Arbeit an Lohnabrechnungsbüros ausgliedert.
Die Kosten variieren stark nach den angebotenen Leistungen. Viele Unternehmen bieten Standardtarife im Durchschnitt für 6,50 Euro pro Mitarbeiter und Monat an. Je mehr Mitarbeiter das Unternehmen besitzt, desto geringer können hier die Kosten pro Mitarbeiter ausfallen. Lohnbüros bieten meist Standard Pakete an, die mit Premiumleistungen aufgewertet können. So kann sich der Tarif für einen Mitarbeiter auf durchschnittlich 10 Euro erhöhen. Generell gilt je komplexer das Vergütungsmodell (unterschiedliche Stundenlöhne bei unterschiedlichen Arbeitszeiten oder bei flexiblen Vergütungen), desto höher sind die monatlichen Kosten anzusiedeln.
Lohnabrechnung Vertragsabschluss: 2-3 Tage bis zur vollen Übernahme
Die Auslagerung der Abrechnung ist recht unkompliziert und kann auch mitten im laufenden Jahr erfolgen. Nach der einmaligen Erfassung der Stammdaten legt der Unternehmer den Zeitpunkt der monatlichen Gehaltszahlungen fest. Kurz vor dem Termin übermittelt er dem Lohnbüro eine vollständige Mitarbeiterliste mit allen relevanten Angaben, wie etwa geleisteten Stunden, Überstunden oder Urlaubsgeldanspruch.
In der Regel dauert es nur etwa zwei bis drei Tage, bis das Gehaltsabrechnungspaket mit den einzelnen Mitarbeiterabrechnungen und einer Auswertung zugesandt wird. Wichtig ist zudem, dass die laufenden Verträge, zu eventuellen lohnbuchhalterischen Tätigkeiten mit dem Steuerberater, gekündigt werden.
Lohnabrechnung Gesetze: Recht des Arbeitnehmers auf Lohnabrechnung
Auch bei einer Ausgliederung hat der Arbeitgeber immer noch die Pflicht für einen korrekten und pünktlichen Ablauf der Lohnabrechnungen. Die Haftung gegenüber dem Mitarbeiter, dem Finanzamt und sonstigen Behörden bleibt bestehen.
Die gesetzlichen Rahmenbedingungen zur Lohnabrechnung finden sich in § 108 GewO (Gewerbeordnung). Danach ist jedem Arbeitnehmer, bei Zahlung des Arbeitsentgelts, eine Abrechnung, in Textform oder elektronischer Form, zu erteilen.
- Angabe der Lohnsteuerklasse I - IV
- Zusammensetzung des Arbeitsentgelts
- Art und Höhe der Zuschläge, sowie sonstige Vergütungen
- Art und Höhe der Abzüge
- Abschlagszahlungen und Vorschüsse
Ab dem 1. Januar 2010 wird das Entgeltbescheinigungsverordnung (EBeschV) in Kraft treten und damit nocheinmal die gesetzlichen Bestimmungen verändern.
Lohnabrechnung Baulohn: Der Bau macht es einer internen Lohnabrechnung schwer
Der Baulohn ist eine der aufwändigsten Entgeltabrechnungen. Unterschiedliche Tarifverträge, saisonales Kurzarbeitergeld (KVG), Erstattungsanträge für die Urlaubs- und Lohnausgleichskasse (ULAK), Winterausfallgeld (WAG), Zusatzversorgungskasse (ZVK), Flexibilisierung mit Arbeitszeitausgleich sowie Sonder- und Ersatzleistungen - sind nur einige Hürden und machen den Baulohn zu einer der anspruchsvollsten Disziplinen im Segment der Lohnabrechnung.
Für den Baulohn fallen daher etwas höhere Kosten von 10 - 13 Euro pro Mitarbeiter in Standardtarifen an.
Branchenspezifisch: Spezialfälle für Berufsgruppen
Auch bei der Lohnabrechnung von Künstlern, Mitarbeitern im öffentlichen Dienst (BAT) und Seefahrern gibt es spezifische Richtlinien, welche es besonders aufwändig machen für diese Berufsgruppen eine Lohnabrechnung zu erstellen. Sich monatlich ändernde Tarifverträge, Bewährungsaufstieg, Ortszuschläge, Kinderzuschläge, Zahlung an die Künstlersozialkasse (KSK) sind hier nur einige Beispiele. Hier wird die Auslagerung an große spezialisierte Lohnbüros empfohlen bzw. Büros die mit spezieller Software für diese Branchen arbeiten.
Lohnabrechnung - Haftung: Schutz vor dem Ernstfall
Bei der Komplexität und der Vielfalt von Lohnabrechnungen kommt es auch vor, das bei der Datenübermittlung Fehler vorkommen. Daher sollte vorher schon die Situation im Haftungsfall geklärt sein. Viele Anbieter besitzen eine Vermögensschadenshaftpflichtversicherung, sollte es zu Fahrlässigkeit oder Fehlern bei der Lohnabrechnung kommen. Sollte ihnen solch eine Versicherung wichtig erscheinen, lassen Sie sich einen Nachweis der Police zeigen.
Bei grob fahrlässigem Verhalten oder sogar Vorsatz besteht voller Haftungsanspruch, wenn der Nachweis dafür erfolgt. Beachten Sie dazu die auch die Hinweise unter Gesetze.
Finanzbuchhaltung als Ergänzung zur Lohnabrechnung
Neben den üblichen Leistungen bieten viele Buchhaltungsunternehmen zusätzliche Finanzdienstleistungen an, dazu zählt primär die Finanzbuchhaltung (FIBU). Die Finanzbuchhaltung befasst sich mit der zeitlichen und sachlichen Zuordnung aller laufenden Geschäftsfälle. Der Gang zum Buchhaltungsbüro ist dann sinnvoll, wenn die Lohnabrechnungen und die Finanzbuchhaltung ausgegliedert werden sollen.
Weitere Informationen erhalten Sie unter der Rubrik Finanzbuchhaltung.
In manchen Fällen bieten die Buchhaltungsunternehmen auch Beratung über die reine Buchhaltung hinausgehende Dienstleistungen an, wie z.B. zu Fragen des Forderungsmanagements oder des Liquiditätsmanagements. Weitere Informationen zu dieser Thematik finden Sie bei Aroundoffice unter den Rubriken Inkasso oder Factoring.
