Planung

Kopierer

Nur wenn Sie Ihr Kopiergerät genau auf die Bedürfnisse Ihres Büros abstimmen, können Sie vermeiden, dass Sie zu viel bezahlen. Auch Aufstellungsort und Wartung wollen sorgfältig geplant sein. Aroundoffice sagt Ihnen, wie Sie Ihren Kopierbedarf am besten decken. In vier Schritten zur perfekt geplanten Kopierer-Ausstattung!

In vier Schritten zum optimalen Kopierer

Schritt 1: Bedarf ermitteln

Kopierer mit Tintenstrahldrucker sind günstig in der Anschaffung, doch das Verbrauchsmaterial ist teuer. Laserkopierer haben einen deutlich höheren Anschaffungspreis, die einzelne Kopie kostet aber weniger. Welches Gerät das richtige für Sie ist, hängt hauptsächlich davon ab, wie viele Kopien Sie pro Jahr brauchen.

So ermitteln Sie Ihren Kopierbedarf:  

  1. Zählerstände von vorhandenen Kopierern und Rechnungen für Papier als Hinweis auf Verbrauch prüfen  
  2. Rechnungen aus Kopiershops auswerten  
  3. Aufschlüsseln, wie viele Kopien schwarz-weiß und wie viele in Farbe sein sollen
  4. Festlegen, wie groß ist die maximale Vorlagengröße sein soll und wie häufig wird sie benötigt wird

Schritt 2: Aufstellungsort finden

Kopierer, die einen Laserdrucker verwenden, emittierten Ozon und Feinstaub in ihre Umgebung. Es ist umstritten, ob davon eine Gesundheitsgefahr ausgeht. Bei großen Kopieraufträgen sollte der Raum, in dem der Kopierer arbeitet, aber gut gelüftet werden. Einige Hersteller bieten auch Spezialfilter an, die die Umweltbelastung verringern sollen. Während sich Tintenstrahlkopierer auch als Tischgeräte eignen, sind Laserdrucker besonders beim Aufwärmen laut und sollten deshalb in einem separaten Raum aufgestellt werden.

Checkliste Aufstellungsort:
  • Lüftung zur Verringerung der Umweltbelastung sicherstellen
  • Schallschutz für angrenzende Büroräume gewährleisten
  • Ausreichend Platz für Erweiterungseinheiten (Sortierer, Finisher) einplanen
  • Stauraum für Verbrauchsmaterialien (Toner/Tinte, Papier) schaffen
Original 05x arh intext cta kopierer
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Schritt 3: Ausstattung festlegen

Moderne Kopierer können viel mehr, als nur Schriftstücke zu vervielfältigen. Eine Vielzahl von Funktionen lässt sich oft nachrüsten, wenn man sie nicht sofort benötigt. Dennoch sollten sie von vorne herein eingeplant werden, um eine problemloses Erweitern zu gewährleisten.

Checkliste Ausstattung:
  • Kompatibilität von Kopierer und Computern sicherstellen
  • Bei Netzwerkanwendung auf einfache Installation und Bedienung achten 
  • Automatische Dokumentenzuführung zumindest als Option vorsehen
  • Papierfächer so auslegen, dass sie für den größten Kopierauftrag ausreichen
  • Spezialpapierfächerfür Umschläge oder Folien einplanen
  • Arbeitsspeicher so wählen, dass auch schnelles doppelseitiges Kopieren möglich ist
  • Erweiterungsoptionen für Finisher prüfen, die lochen, falten, heften oder binden können
  • Ausstattung mit Sicherheitsoptionen wie Passwort oder Kostenstellenzähler prüfen

Schritt 4: Wartung sicherstellen

Kein Kopierer kommt ohne regelmäßige Wartung aus. Zum einen müssen die Verbrauchsmaterialien wie Papier, Tinte oder Toner regelmäßig aufgefüllt werden. Zum anderen sollten Servicetechniker die ordnungsgemäße Funktion in festgelegten Intervallen sicherstellen.

Checkliste Wartung:
  • Bedarf an Verbrauchsmaterialien (Papier, Toner, Tinte, Bildtrommeleinheit) kalkulieren
  • Austausch von Verbrauchsmaterial organisieren
  • Wartungsvertrag gemäß erwarteter Nutzung abschließen oder im Haus regeln
  • Angemessen schnellen Service bei Kopiererpannen sicherstellen
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