So können Sie als Unternehmen den Kaffeevollautomaten steuerlich absetzen

Kaffeevollautomat steuerlich absetzen - Wichtige Voraussetzung

Eine Kaffeemaschine oder sogar einen Kaffeevollautomaten hat nahezu jeder zu Hause. Doch wann können Sie das Gerät von der Steuer absetzen? Wenn Sie einen Kaffeevollautomaten für Ihr Büro kaufen, können Sie diese Anschaffung prinzipiell steuerlich geltend machen. Eine wichtige Voraussetzung dafür ist:

• Die Maschine ist nahezu ausschlie´ßlich für die Firma bzw. das Büro gedacht, nicht für die Privatnutzung. Das heißt, der Kaffee wird hauptsächlich von Mitarbeiter:innen und Kunden:innen getrunken. Geschäftsführer:innen bzw. Arbeitgeber:innen dürfen die Kaffeemaschine natürlich auch benutzen.

Bei einer ausschließlich betrieblichen Nutzung stellen die Anschaffungskosten für den Kaffeevollautomaten dann abzugsfähige Betriebsausgaben dar. Beachten Sie jedoch, dass Sie Wirtschaftsgüter immer nur von der Steuerlast abziehen können. In der Regel beträgt die Steuerlast für ein Unternehmen ca. 30 Prozent des Jahresumsatzes.

Welche Kosten können abgesetzt werden?

Erfüllen Sie die Voraussetzung für das Absetzen Ihres Kaffeevollautomats, können Sie die Anschaffungskosten steuerlich geltend machen. Absetzbar sind darüber hinaus auch die laufenden Materialkosten. Darunter zählen unter anderem Kaffeefilter, Kaffeepulver, -bohnen oder -kapseln sowie Reinigungstaps und Wartungsarbeiten.

Wie können Sie Kaffeevollautomaten steuerlich geltend machen?

Wie Sie Ihre Maschine am Ende bei der Steuererklärung berücksichtigen, hängt in erster Linie vom Anschaffungspreis ab. Dieser entscheidet darüber, ob Ihre Kaffeemaschine als geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) zählt und somit die Kosten vollständig im Jahr der Anschaffung geltend gemacht werden können. Dies gilt bei Anschaffungskosten bis 250 Euro.

Betragen die Anschaffungskosten für die Kaffeemaschine mehr als 250 Euro und bis zu 1.000 Euro, müssen diese als Sammelposten über die Nutzungsdauer nach Vorgaben der Abschreibungstabelle für allgemein verwendbare Anlagegüter (kurz AfA) über mehrere Jahre verteilt werden. Für Kaffeemaschinen ist der Wirtschaftszweig „Gastgewerbe“ entscheidend. Darin ist die Nutzungs- und Abschreibungsdauer für Kaffeevollautomaten von fünf Jahren festgelegt.

  Was bedeutet Sammelposten und Abschreibung über fünf Jahre?

Bei einem Sammelposten werden alle geringwertigen Wirtschaftsgüter, welche in einem Rechnungsjahr angeschafft wurden, gesammelt. Dazu zählen alle arbeitsrelevanten Geräte mit einem Anschaffungspreis zwischen 250 bis 1.000 Euro. Die Summe aller Anschaffungskosten wird dann über die nächsten fünf Jahre gleichmäßig abgerechnet. Der Vorteil ist hierbei, dass Sie die Steuerlast in jedem Jahr mit der Abschreibung mindern könnt, anstatt nur einmalig davon zu profitieren.

  Monatsgenau abrechnen

Im Jahr der Anschaffung müssen Sie monatsgenau abrechnen. Das heißt: nur unter der Voraussetzung, dass Sie die Kaffeemaschine im Januar gekauft haben, dürfen Sie 12 Monate abrechnen. Kaufen Sie das Gerät beispielsweise erst im Juli, dürfen Sie für das erste Jahr nur 6 Monate abrechnen.

  Kaffeemaschine als Werbungskosten absetzen

Unter der Voraussetzung, dass Sie den Kaffee ausschließlich an Ihre Kunden ausschenken, können Sie einen Kaffeevollautomaten sowie laufende Materialkosten auch als Werbungskosten absetzen.

Beispielrechnung beim Kauf

Sie kaufen im Mai 2021 den Kaffeevollautomaten Cafestra GB3W für einen Preis von 3.000 Euro. Für das Anschaffungsjahr können Sie acht Monate abrechnen (Mai bis Dezember), für die Jahre zwei bis vier volle 12 Monate und für das letzte Jahr vier Monate (Januar bis Mai). So kommen Sie auf insgesamt fünf Jahre Abrechnungszeitraum. Die Steuerersparnis berechnet sich auf Basis des Steuersatzes von 30 Prozent, den Unternehmen in Deutschland auf ihre Gewinne zahlen.

Beispielrechnung bei Leasing/Miete (60 Monate)

Sie mieten oder leasen im Januar 2021 einen Cafestra GB3W Kaffeevollautomaten für einen monatlichen Preis von 129 Euro über fünf Jahre. Die Miete können Sie jeden Monat voll steuerlich absetzen. Die Abschreibungsdauer bleibt bei fünf Jahren. 

Hinweis: Ersatzteil für eine Kaffeemaschine
Sie kaufen ein Ersatzteil für einen Ihrer Kaffeevollautomaten. Da das Teil nicht eigenständig nutzbar, sondern nur in Kombination mit der Kaffeemaschine zu gebrauchen ist, handelt es sich nicht um ein geringfügiges Wirtschaftsgut. Sie würden kein Geld zurückbekommen.

Kaffeemaschine absetzen fürs Arbeitszimmer oder Home Office

Sie arbeiten viel von zu Hause oder haben sich ein Arbeitszimmer eingerichtet, in dem Sie auch eine Kaffeemaschine zu stehen haben? In diesem Fall ist die Anschaffung steuerlich nicht absetzbar. Grund dafür ist, dass eine vorzugsweise private Nutzung nicht ausschließbar ist. Anders wäre das, wenn Ihr Arbeitszimmer nicht unmittelbar mit Ihrem festen Wohnsitz verbunden ist. Häufig müssen Sie dann zwei Mietverträge vorlegen oder anders beweisen, dass Arbeitszimmer und Wohnung nicht verbunden sind.